重新掌控你自己的时间和日程

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是不是很烦上班开会时候扯一些漫无边际话题的人?他们既降低了我们的工作效率,又让我们烦恼不堪,浪费我们时间的人已经成为现代商业生活的害群之马。若能够采取措施,重新掌控你自己的时间和日程,愉快地工作。应该怎样做呢?

1.表明你首选的沟通方式

  80后、90后是公认的不爱用电话联系的族群,但几乎每个人都有更偏好的沟通方式。一位社交媒体与社区经理说,她也讨厌使用电话,她是在海外生活多年养成了这一习惯。对她来说,她更喜欢用电子邮件沟通,因为她“有时间就可以回复邮件,而且回复速度很快。”你可以主动地告诉同事你的最佳联系方式,比如电话、短信、电子邮件或者微博。这样你就可以保持心平气和的回复状态或者避免因信息渠道太多而受到骚扰。

2.索要一份会议议程

  漫无边际或是冗长的会议造成大量工作时间被浪费掉。解决方式如下:在确认参加任何会议之前,坚持先看议程,“以确保我能够全身心投入”。你可以为你要主持的会议写好议程,并主动和与会人员共享你的议程安排。其实你可以推动公司采取规范措施,比如引进一些最佳实践,像撇除意义不大的“日程更新”部分,而改为提前用电邮通知“更新”。或者你可以清楚地表明会议最终要完成哪些目标。“探讨扩张战略”这样的议程目标可能会导致会议内容混乱不清,甚至在讨论之后一无所获。

  3.管理与会人员名单

  如果会议受邀人的名单是随意拟定的,里面有太多不相关的人、又缺少能够做决策并推动会议进程人,这种会议很可能会一团糟。如果你受邀参加一个会议,问问两个关键性问题。第一,我需要来吗?你要坚持让他们提供议程,并仔细查看,这样你就能够大概知道你的参会是否有价值或如果你不参加,能否在会后得知其内容。第二,该参加这场会议的人会来吗?你要确定谁是真正的决策者,如果他们不能够到场并参加会议,那就别浪费你自己或是其他人的时间了。

  4.强制他人提前做好准备

  我们都以为别人跟我们一样为开会做准备。但出人意料的是,他们往往不会这么做。即便是他们自己要求开会,他们也可能只做了非常少的调研,而且拿那些在网上搜索就能够得到答案的简单问题来浪费我们的时间。为了避免这种情况,我们必须强制别人提前做准备。“强制”是一个听起来很刺耳的词,而选择这个词是很合理的:因为对于总是为会议提前做准备的人而言,这算不上负担,但它却能够有效地约束那些不负责任的人。

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